بحث كامل طريقة كتابة التقارير

التقرير

تعتبر التقارير من أهم صور عرض البيانات بعد تحويلها إلى معلومات، ومن ثم فكلما أردنا تقريراَ كافياَ صالحاً ومفيداً وفنياً وشكليا وموضوعياً، كلما اقتضى الأمر جمع اكبر قدر من البيانات بطريقه صحيحة ثم عرضها في شكل مناسب. الهيكل العام للتقرير بداية التقرير v صفحة الغلاف v صفحة المحتويات v المقدمة( الأهداف، المجال) v ملخص الإدارة صلب التقرير v عرض المعلومات والحقائق v الجداول v الرسوم البيانية v الدراسة والتحليل خاتمة التقرير v النتائج v التوصيات v الملاحق و تمر عملية إعداد وكتابة التقارير بخمس مراحل : 1. مرحلة الإعداد 2. مرحلة التنظيم و البناء الهيكلي 3. مرحلة الكتابه 4. مرحلة المراجعة 5. مرحلة الطباعة، والإخراج العام للتقرير أولا: مرحلة الإعداد : ويتم في هذه المرحلة تحديداً الأتي : 1. الإطار العام للتقرير( الموضوع أو المجالات التي يغطيها التقرير) 2. معرفة الهدف من كتابة التقرير 3. ما الذي أريد تحقيقه من هذا التقرير؟ 4. من الذي طلب التقرير؟ من الذي يحتاج أليه؟ 5. الاستخدامات المتوقعة من التقرير 6. معلومات التقرير ثانيا : مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي: يتم في هذه المرحلة تصميم وتحديد مايلي : 1. المنطق العام للتقرير: الأفكار الرئيسية وارتباطها بموضوع التقرير ووضع العناوين الرئيسية المناسبة والعناوين الفرعية لكل عنوان رئيسي والتأكد من تسلسلها المنطقي داخل التقرير وارتباط النتائج التي تم التوصل إليها بالحقائق المجمعة 2. الهيكل العام للتقرير: الذي يجب أن يتضمن ثلاثة أجزاء أساسيه: 1) بداية التقرير 2) صلب التقرير 3) الخاتمة 3. مراجعة مادة التقرير: ماذا يعرض التقرير، وماذا يعرض في الملاحق؟ وكذلك درجة التلخيص المناسبة وعند صياغة التقرير يجب مراعاة مايلي: لابد من مقدمة يبين فيها الكاتب الدوافع التي دعت إلى كتابه التقرير والمعلومات التي استعملها في اتخاذ قراراته عرض مسلسل ومرتب للبيانات التي يراها مهمة في توضيح أرائه ومعلوماته خاتمه موجزه يوضح فيها كاتب التقرير راية حيال موضوع التقرير إعادة قراءة التقرير قراءة متأنية لاستدراك ما فاته أو تصحيح ما أخطا فيه سهوا ثالثاَ : مرحلة الكتابه: على الرغم من أهمية مرحلتي الإعداد والبناء الهيكلي للتقرير إلا أنهما غير كافيتين لضما ن جودة التقرير وغالبا ما يتطلب الأمر من كاتب التقرير كتابة مسودة أو أكثر قبل الوصول للشكل النهائي للتقرير ولعل أصعب مهمة هي كتابه المسودة الأولى و لتسهيل ذلك على الكاتب فانه ينصح بعدم أعطاء اهتمام كبير في هذا الوقت بقواعد اللغة أو أسلوب الكتابه حيث انه من المرجح أن تخضع هذه المسودات لتعديلات كثيرة. ويجب على الكاتب أن يراعي الأتي في مرحلة الكتابه: 1. أن يكون التقرير واضحا وملخصا وكاملا ودقيقا 2. أن تكون الفقرات قصيرة ويتضمن كل منها موضوعا واحدا 3. أن يكون الانتقال من فقره إلى أخرى بسلاسة ويسر 4. اختيار أسلوب الكتابه المناسب للقارئ 5. استخدام وسائل الإيضاح المناسبة للمعلومات التي تعرض رابعاً : المراجعة : يجب التأكد من مناسبة أسلوب الكتابه للقارئ، تطبيق قواعد الكتابه( المقدمة، الخاتمة)، وضوح القواعد العامة للكتابة، منطقيه وتنظيم التقرير، صحة هجاء الكلمات ومراعاة قواعد اللغة. مهارات جمع وترتيب و عرض المعلومات : البيانات والمعلومات : تشير البيانات إلى الحقائق والأرقام والحروف والكلمات والإشارات التي تعبر عن فكرة أو شي ما أو موقف محدد كأرقام المبيعات وأرقام الإنتاج. أما المعلومات فهي حقائق منظمة تفيد مباشرة في اتخاذ القرارات وتشير إلى ناتج تشغيل البيانات التي تصف إحداث العمليات التي تقع في المنظمة وإخراجها في شكل له معنى للمستفيد ( الإدارة) مثل معدل دوران البضاعة ، نسبه السيولة... الخ. ولا بد أن تتوفر في المعلومات الخصائص التالية : أ‌. الدقة ب‌. ارتباطها باحتياجات المستفيدين ت‌. الشمول ث‌. التوقيت المناسب البيانات المعلومات · حقائق غير منظمة لا تفيد مباشرة في اتخاذ القرارات · حقائق منظمه تفيد مباشرة في صنع القرارات · بمثابة مادة خام في نظام المعلومات · بمثابة المنتج في نظام المعلومات · مدخلات لنظام المعلومات · مخرجات لنظام المعلومات دورة حياة البيانات : • توليد البيانات وهي المرحلة التي يتم فيها خلق البيانات ويمكن توليد البيانات بواسطة الفرد من خلال الملاحظه أو بواسطة الإله. • تشغيل البيانات: بمجرد خلف البيانات بعد توليدها يتم إجراء مجموعة من الخطوات اللازمة لتشغيلها منها: التخزين، التحويل إلى صور أو وسائل للعرض، النقل من مصادرها إلى التخزين ثم إلى التشغيل ثم إلى الاستخدام، فالتخزين ثانية، التشغيل، ( التصنيف والفرز وأجراء العمليات الحسابية والتسجيل والتجميع) • استخدام البيانات: يتم إرجاع المعلومات التي تم الحصول عليها إلى مراكز اتخاذ القرار حسب احتياجاتها، وترتكز القيمة الفعلية للبيانات عندما يتم تشغيلها وتحويلها إلى معلومات، تعتمد فائدتها على المعايير التالية: دقه المعلومات، درجة الاعتماد عليها، توقيت الحصول عليها، تكلفه تخزينها،وعلى ذلك فنهالك حاجه مستمرة إلى مراجعة محتويات ملفات البيانات لحذف البيانات غير الهامة. التقارير وعلاقتها بالبيانات : تعتبر التقارير من أهم صور عرض البيانات بعد تحويلها إلى معلومات، ومن ثم فكلما أردنا تقريراَ كافياَ صالحاً ومفيداً وفنياً وشكليا وموضوعياً، كلما اقتضى الأمر جمع اكبر قدر من البيانات بطريقه صحيحة ثم عرضها في شكل مناسب. و تتمثل مراحل إعداد التقرير في : 1. جمع البيانات المرتبطة به 2. تفريغ البيانات وتبويبها 3. تحليل البيانات 4. استخراج النتائج و التوصيات 5. كتابة التقرير ونشرة ويظهر الشكل التالي العلا قه بين البيانات و التقارير واتخاذ القرار: بيانات + معلومات + تقارير + اتخاذ قرار مراحل ( خطوات كتابة التقرير) : 1. جمع وتنظيم المعلومات 2. تحديد الأفكار الرئيسية 3. كتابه المسودة الأولى للتقرير 4. إعادة كتابة المسودة 5. قياس قابلية التقرير للقراءة 6. التدقيق 7. تصحيح الطباعة عشر نصائح ليكون تقريرك فعالاَ : o أن يكون كاملا، دقيقا وصادقا o أن يكون مختصرا بقدر الإمكان وبسيطاً o أن يكون موضوعياً غير محكوم بأرائك ورغباتك وأحكامك الشخصية o له بداية ووسط ونهاية o له ترتيب وتتابع منطقي وتقسيم وترقيم الأجزاء o أن يكتب في لغة واضحة ومباشره o أن يقدم في الوقت المطلوب تقديمه فيه ( الملائم) o استخدام الإيضاحات البيانية كلما كان ذلك ممكنا o أن تكون له خلاصه تعبر عن معطيات التقرير o خاليا من الأخطاء توثيق مصدر المقال تلتزم مهارات النجاح للتنمية البشرية بحماية حقوق المؤلفين وكتاب مقالات تعلم وإبرازهم . ولتوثيق ذلك نود هنا أن نبرز معلومات توثيقية عن كاتب المقال: د. محمد بن علي شيبان العامري . كما تلتزم مهارات النجاح بحفظ حقوق الناشر الرئيسي لهذا المقال وندعوكم لزيارة صفحة الناشر بدليل الناشرين لمقالات موسوعة تعلم معنا من خلال الظغط على اسم المصدر ، كما نتقدم بالشكر أجزله والتقدير أجله للناشر لمساهمته الفاعلة في نشر مصادر المعرفة. المصدر (الناشر الإلكتروني الرئيسي لهذا المقال ): مهارات النجاح للتنمية البشرية رابط صفحة المقال في موقع الناشر (المصدر الرئيسي): أنقر هنا ===================================

كيفية كتابة تقرير

_ كل تقرير لا بد من توافر عناصر أساسية فيه لا غنى له عنها، منها:

1. الغلاف: وهومهم في التقرير، وذلك لحمايته من الأوساخ والغبار ، ففي البحوث الكبيرة مثل الرسائل الجامعية يستخدم غلاف سميك حيث يحافظ على توازن وتماسك الأوراق ، أما البحوث الصغيرة فيستخدم لها غلاف بلاستيكي شفاف، وعند استخدام الغلاف الشفاف تكون ليست بحاجة إلى فتح حيث تستطيع معرفة عنوان التقرير واسم صاحبه، والجهة الصادرة، وتاريخه،

2. _ وهذا يسهل عليك عملية البحث عن التقرير الذي تريده حيث بإمكانك معرفة عنوان التقرير دون فتح التقرير ، وهذا بعكس الغلاف السميك المستخدم في حفظ التقارير فهذا يتطلب منك فتح التقرير لمعرفة عنوانه وصاحبه.

3. صفحة العنوان: تكون أول صفحة مباشرة خلف الغلاف الشفاف، وفيها يكتب عنوان التقرير، واسم صاحبه، واسم الجهة المسؤولة، وتاريخ التقديم، وغيره من البيانات الواجب أن تذكر في صفحة العنوان، أو المعلومات الأساسية للتقرير،

4. ويشترط في العنوان المكتوب أن يكون واضح ويمثل البحث أو التقرير ، ويعبر عن المعلومات الواردة فيه،

5. ينبغي أن يذكر وظيفة مقدم التقرير كأن يكون طالب في الجامعة ويذكر سنته الجامعية ، او أن يكون مثلاً مهندساً أو معلماً،

6. كذلك من الأمور التي ينبغي ذكرها في صفحة الغلاف ذكر الجهة المقدم لها التقرير كان تكون جامعة أو مؤسسة حكومية وغيرها ،

7. ففي التقاير الجامعية غالباً ما يذكر اسم المادة ومدرسها ، غالبا لا يوضع عنواناً للتقاير الصغيرة وإنما يكتفي بوضع المعلومات في رأس الصفحة الأولى

8. الملخص: ويكون مباشرة خلف صفحة العنوان، ومن اسمه يكون هذا مثابة ملخصاً جامعاً لما ذكر بالتقرير من معلومات واستنتاجات،

9. لذا غالباً ما يذكر في الملخص المنهج المتبع في البحث أو التقرير ، كذلك يذكر فيه طبيعة الدراسة أو مشكلة الدراسة ، وما توصل إليه الباحثين ، لذا يعد الملخص مهماً جداً للقارئ فهو يساعده في معرفة البحث وما يحتويه من معلومات

10. وسيجد القارئ صعوبة في البحث إذا كان خالياً من الملخص فهذا يعني أنه سيضطر إلى قراءة التقرير كاملاً.

11. قد يطول الملخص أو يقصر وذلك حسب التقرير وعدد صفحاته

12. ويذكر في الأبحاث والتقارير العلمية كلمة abstract، في حين يستخدم في تقارير العمل كلمة executive summary ، وأحيانا تكتب كلمة ملخص بالإنجليزية

13. وكما قلنا قبل أن الملخص يذكر خلف صفحة العنوان إلا أنه قد يذكر في صفحة العنوان إذا كان قصيراً

14. أما الأبحاث والتقارير الطويلة فإنه يذكر في صفحة مستقلة .

15. هناك أنواع للتلخيص ، وهي : الملخص المعلوماتي، والملخص الوصفي فالمعلوماتي من اسمه يذكر جميع المعلومات الواردة في التقرير وهو بعكس الملخص الوصفي الذي يصف بسرعة المعلومات والاستنتاجات الواردة في التقاير لذا نجد ان الملخص المعلوماتي أكثر استعمالاً في التقارير.

16. جدول المحتويات: وهو جدول مهم يساعد القارئ في التعرف على المعلومات التي يريد أن يقرأها حيث يذكر بجانب كل معلومة رقم الصفحة وهذا يساعد بسرعة في الانتقال إليها

17. ويحتوي غالباً جدول المحتويات على عناوين الفصول والأبواب والأقسام والتي ذكرت بالترتيب في التقرير وبجانب كل واحدة رقم الصفحات، كذلك لا يكتف بالعناوين الرئيسة أيضا تذكر العناوين الفرعية، وهو أكثر استعمالا في التقارير كثيرة الصفحات بعكس التقاير قليلة الصفحات والتي لا يستخدم فيها جدول المحتويات.

18. قائمة الأشكال: ويذكر فيه الأشكال التي استخدمت في التقرير لتوضيح المعلومات، حيث توضع الأشكال وبجانبها أرقام الصفحات.

19. قائمة الجداول: وفيها يتم ذكر الجداول التي استخدمت في التقرير ، فيذكر كل جدول وبجانبه رقم الصفحة الموجود فيها.

20. قائمة المصطلحات: وهي تحتوي على جميع المصطلحات الواردة في البحث وأرقام صفحاتها ، كذلك يذكر فيها الرموز التي استخدمت في التقرير مثلاً كرمز س أو ص وغيرها

21. المقدمة: بعد ذكر تذكر المقدمة وفيها يتم ذكر التقرير وعنوانه وموضوع التقرير، والأهداف الأساسية من التقرير، والتساؤلات التي سيجيب عنها التقرير، كذلك فيها سيذكر شرحا لـ الأقسام الواردة في البحث وما يحتويه كل قسم

22. أيضا يتم ذكر الدراسات السابقة عن الموضوع ، ومشكلة الدراسة، كذلك ذكر المنهج المتبع في الدراسة

23. قلب التقرير: وهنا هو موضوع التقرير أي صلبه، حيث يذكر الموضوع وأقسامه فيتم عرض الموضوع وتساؤلاته وشرحه بالتفصيل، لذلك هو أكبر أجزاء التقرير، يذكر النتائج والحلول للموضوع، وكل شيء يتم بالترتيب المتسلسل خطوة خطوة، وكل خطوة لها شرحاً مفصلاً إلى أن تستوعب الفكرة وبالتالي يطرح لها الحلول ومنها يتوصل إلى النتائج.

24. الخاتمة أو الاستنتاجات: وفيها يتم ذكر الاستنتاجات وما توصل له البحث ، وكذلك تذكر الحلول والتوصيات المقدمة من الباحث.

25. المراجع: وفيها يتم ذكر المراجع والكتب المستخدمة في التقرير وكذلك الكتب التي تم الرجوع إليها وتم أخذ المعلومات والبيانات منها، لذا ينبغي ذكر اسم الكتاب وصاحبه ودار نشره وسنة النشر ومكان النشر وطبعة الكتاب، وهذا من الأمانة العلمية في توثيق من نقل منه.